Şirketler belirli varlıklara sahiptir. Bu varlıklar, ofiste, depoda ve şirketin birimlerinde bulunabilir. Şirketin sahip olduğu bütün varlıklarla ilgili bilgiler muhasebe kayıtlarında belirlenir. Muhasebe kayıtları ise gerçeğe uygun olmalıdır. Bunun kontrol edilmesi için envanterler yapılır. Envanter, binaları, maddi olmayan varlıkları, malzeme stoklarını vb. kapsar.
Deneti̇mleri̇n amaçlari ve sikliği
Envanter sayesinde:
- Şirketin bilançosunda gösterilen varlıkların gerçekten mevcut olduğu doğrulanır.
- Baştaki niteliklerini kaybeden varlıklar ve malzemeler tespit edilir.
- Mal ve malzeme depolama şartlarının uygunluğu kontrol edilir.
- Mevcut olan varlıkların muhasebe kayıtlarında belirtilenlerle karşılaştırılması sayesinde varlıkların fazlalığı veya eksikliği tespit edilir.
- Varlıkların fiyat özelliklerinin tamlığı ve doğruluğu değerlendirilir.
Şirket yönetimi, bu tür denetimlerin ne zaman yapılması gerektiği, bunun tek başına veya dışarıdan getirilen eksperler yardımıyla yapılması konusunda kendi karar verir. İkinci olarak belirtilen durumda, envanter için ödenecek bedel, hizmetin kalitesi, hızlılığı ve hata yapmama garantisi sayesinde telafi edilir. Süreci ve ince noktalarını çok iyi bilen ve konuya tarafsız bir şekilde yaklaşabilen elemanları çalıştıran bir şirketi bulmak oldukça zordur.«RosСo» , objektif ve düzgün envanter hizmetleri sunar.
Genellikle, envanter 31 Aralık’tan sonra yapılır. Belirtilen güne kadar muhasebeci bütün gerekli belgeleri hazırlar ve yıllık bilanço raporunun sunulmasından önce gerekli düzeltmeleri yapabilir. Envanter düzeni, şirketin muhasebe politikasında belirlenir. Yönetimin talimatlarına bağlı olarak, denetim kapsamlı veya kısmi (sadece belirli kısımların analizi yapılır) olabilir.«RosСo» uzmanları, bu bilgilere dayanarak hizmetlerini sunarlar.
Bazı durumlarda envanter gönüllü olarak yapılan bir işlemden yanısıra yapılması zorunlu olan bir işlem haline gelir. Bu durumlar aşağıda sıralanmıştır:
- Varlıkların kiraya verilmesi, satılması, satın alınması.
- Maddi sorumluluk taşıyan elemanların değişmesi.
- Şirketin yeniden yapılandırılması kapsamında şirket sahiplerinin değişmesi, şirket yapısı değişikliği, şirketlerin birleşmesi.
- Şirketin tasfiyesi.
- Hırsızlık, hasar, görevi kötüye kullanma olaylarının tespiti.
- Yangınlar, doğal afetler.
Envanter süreci̇
Envanter süreci bir komisyonun oluşturulmasını gerektirir.
Komisyon aşağıdakilerden oluşturulur:
-
Başkan – şirket müdürü veya müdür vekilidir.
-
Baş muhasebeci.
-
Bölüm yöneticileri.
-
Toplum temsilcileri.
Sürekli envanter komisyonu dışında çalışma komisyonları da oluşturulur.
Çalışma komisyonları aşağıdakilerden oluşur:
-
Envanter yapılması gerektiği konusunda karar alan yöneticinin temsilcisi.
-
Çeşitli alanlarda uzman olan kişiler: muhasebeci, mal sorumlusu, teknisyen, depo sorumlusu vb.
Envanterin tecrübeli ve denetlenen malları iyi bilen elemanların katılımıyla sürecin ince noktalarını bilen vasıflı uzmanlar tarafından yürütülmesi önemlidir. Bu hizmeti«RosСo» uygun bir fiyata verir.
Kapsamlı veya kısmi bir envanterin yapıldığı komisyonların üyeleri, şirket yöneticisinin emri ile onaylanır. Bu belgede ayrıca işlerin başlama ve bitiş tarihleri de belirtilir. Denetim başlamadan önce bütün birincil tahsilat ve tediye evrakları ile ilgili kayıt işlemleri bitmiş olmalı, analitik ve kontrol hesaplarında gerekli kayıtlar yapılmış olmalı, varlıkların listesi hazırlanmalıdır. Denetim sırasında en azından bir komisyon üyesinin olmadığı durumlarda, envanter sonuçları geçersiz sayılabilir.
Envanter planlı olarak yapıldığı durumlarda, mal ve malzemeler önceden hazırlanır, olağanüstü denetimlerde ise mal ve malzemeler envanteri yapan görevliler huzurunda hazırlanır. Envanter tamamlanmadan önce tüm depo işlemleri durdurulur. Depo sorumlusu, malların listesini hazırlayıp mallarla ilgili kayıtlarının yapıldığı ve belgelerin muhasebeye teslim edildiği konusunda bir beyanname imzalar. Karşılaştırma, yerinde malın sayılması, ölçülmesi, tartılması yoluyla gerçekleştirilir (varlıkların türüne ve hesaplama birimine bağlı olarak).
«RosCo» uzmanları bu durumda yardımcı olabilir. Hizmetlerimizin bedeli, profesyonel olmayan yaklaşımla işlerin yürütülmesi sonucu olarak ortaya çıkabilen masraflardan çok daha düşüktür.
Envanteri̇n belgelendi̇ri̇lmesi̇
Envanter, maddi sorumluluk taşıyan görevliler katılımıyla gerçekleştirilir ve her türlü listelerin ve tutanakların iki nüsha olarak düzenlenmesini gerektirir. Belgede, denetlenen malların sıra numaralarının toplamını ifade eden bir rakam ve her sayfada bulunan ayni göstergelerin sayısı yazıyla belirtilir. Son sayfa üzerinde fiyatların, sonuçların kontrol edildiğine dair notlar yazılır ve maddi sorumluluğu taşıyan görevlilerin imzaları atılır.
Bu görevliler, listede bulunan bütün malların emaneten depolamaya teslim alındığı ve herhangi bir şikayetin olmadığı konusunda bir belge imzalarlar. Denetim sonunda listeler muhasebeye teslim edilir. Bölüm elemanları, bu listeleri kontrol ederler, muhasebe kayıtları ile karşılaştırırlar ve uygunluğu/eksikliği/fazlalığı tespit ederler.
Karşılaştırma sonuçları, karşılaştırma listelerinde kaydedilir. Burada, tutarsızlık tespit edilen mallar belirtilir. Fiili ve kayıtlı değerlerin tutması durumunda, listede sadece malların toplam bedeli belirtilir. Tespit edilen fazlalık, finansal sonuçlara veya fon arttırılmasına kaydedilerek işlenir (bütçe işletmeleri için).
Gerçekte bulunan mallarla muhasebe kayıtlarına göre mevcut olan mallar arasında herhangi bir tutarsızlığın tespit edilmesi durumunda, envanter komisyonu, ilgili tutarsızlığın nedenlerini araştırır. Eksikliğe veya fazlalığa yol açan nedenlerin tespiti ve sonuçları bir tutanak şeklide kağıt üzerinde yazılı olarak düzenlenir. Bu tutanakta oluşan durumun çözüm yolları da belirtilir. Kısmi envanter sonucunda, denetim sırasında tespit edilen fiili tutarların ve sayıların, ve tutarsızlıkların (olumlu ve olumsuz değerler) belirtildiği bir tutanak düzenlenir. Bu tutanak, envanteri yapan görevliler, komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır. Kiralık mallarla ilgili ayrı bir liste düzenlenir.
Olağan ara denetimlerin sonuçları, yapıldığı ayın raporlarında belirtilir. Bir şirkette yıllık envanterin yapılması durumunda, bu envanterin sonuçları yıllık muhasebe tablolarında gösterilir.
Mal ve varlık sayısı çok olan bir işletmede kapsamlı envanterler arasında malların işlendiği ve depolandığı yerlerde ara denetimlerin yapılması gerekmektedir.
Listelerde ve kayıtlarda bilgilerin doğru bir şekilde gösterilmesi çok önemlidir. Bu işin yapılması için profesyonel uzmanları görevlendirmek lazım. Gerekli olduğunda,«RosСo» şirketinden dış uzmanların yardımından yararlanılabilir.
Denetim sonucunda listelerde herhangi bir hata tespit edilirse, bunun hakkında komisyon başkanı derhal bilgilendirilip gereken düzeltmeler yapılmalıdır.
